manajemen arsip

apakah kalian ngerti tentang arsip?

jika anda adalah seorang pegawai kantoran tentu tidak rentan lagi dengan yang disebut sebagai arsip, arsip merupakan hal yang urgent karena ia merupakan sumber informasi penting dari segala bentuk manajemen yang ada dalam sebuah perusahaan.

bahkan kasus korupsi pun bisa terungkap hanya melalui lembaran-lembaran berkas atau data yang telah tersimpan ini. maka dari itu arsip sangat di perlukan dalam perusahaan untuk mentralisir adanya adanya kasus yang semacam tersebut.

di sini saya akan jelasin apa itu arsip dan item-item yang sinkron dengan arsip di antaranya : peran, jenis, dan fungsi arsip.

  arsip itu data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). arsip punya peran penting yaitu sebagai sumber informasi, alat pengawas, dan pusat ingatan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.

 ada dua jenis dokumen atau arsip yang perlu kalian ketahui, ada arsip dinamis dan ada juga arsip statis.

dibawah ini akan saya uraikan lifecycle arsip  :

1. penciptaan arsip

Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep , daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondensi management, jadi sebenarnya tidak terdapat record management, tetapi karna kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga diketahui dan dipelajari.

2. tahap pengurus dan pengendalian arsip

Tahap ini tuch tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau di agenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda. Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging.    

 3. tahap referensi 

Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.

  4. tahap penyusutan

Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

5. tahap pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya. 

6. tahap penyimpanan dan penjagaan arsip 

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat kalian ikuti yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan komnbinasi kedua system. dalam Pemilihan sistem tersebut kamu harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki, berapa kantor cabang yang di miliki, dan sejenisnya. 

7. tahap penyerahan ke arsip ke nasional RI

Tahap ini tuh tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip, Arsip inaktif yang sudah menjadi statis diserahkan oleh setiap lembaga Negara Badan-badan Pemerintah di pusat ke Arsip Nasional RI. Arsip Nasional daerah yang akan menampung arsip inaktif pemerintah daerah yang sudah menjadi statis. 

itu tadi hal yang mendasari pengetahuan tentang arsip, semoga dapat bermanfaat bagi anda yang membacanya.... Amiiin